Hulp op maat!

Hoe kom ik tot een goed startpunt voor Software Asset Management?

De IT kosten van bedrijven zijn de afgelopen jaren steeds meer verschoven van de hardware richting software. De opmars van Ccloud oplossingen zal de komende jaren verder doorzetten, maar bieden de klant minder transparantie in de daadwerkelijke kosten en zorgt ervoor dat de vendorsen steeds meer de controle naar zich toetrekken. Ook het flexwerken en trends zoals BYOD zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven en zorgt ervoor dat het beheer van de assets en het in kaart brengen van juridische consequenties steeds belangrijker zal worden.
Reden genoeg voor bedrijven om serieus met Software Asset Management aan de gang te gaan. SAM Nederland is van mening dat naast de kostenbesparing die een goed ingeregeld SAM proces kan bieden, het organisaties met name de regie terug in hand geeft. Zo weet een organisatie precies wel risico’s er waar genomen worden en kan zij hierover de beslissing nemen welk risico aanvaardbaar is en past bij het eigen bedrijfsbeleid.
Maar hoe doe je dit als bedrijf? Het bezoeken van een congres resulteert al gauw in een tas vol met informatie over de Tools die op het Software Asset Management gebied beschikbaar zijn. Een Tool kan een bedrijf een groot aantal voordelen leveren met betrekking tot software asset management. Een SAM tool is niet zaligmakend en is slechts een onderdeel van het doel: het in control zijn.

Vanuit SAM Nederland werken wij met een 3-fasen methodiek, waarbij wij uw organisatie via de verschillende fasen brengen naar het gewenste SAM maturity level.

Fase 1: Inventarisatie:

De inventarisatiefase is er op gericht inzicht te krijgen in de huidige softwarepositie en strategie van uw organisatie. Waar staat uw organisatie op het gebied van Software Asset Management en waar wilt u naartoe? Wanneer dit duidelijk is kan er draagvlak worden gecreëerd binnen het bedrijf. SAM Nederland doet hiervoor onder meer onderzoek naar software deployment – installatie en gebruik – en de aanwezige rechten en plichten die aan softwarelicenties zijn verbonden.

Naast het verkrijgen van inzicht op operationeel niveau, wordt er onderzoek gedaan naar het SAM maturity level. Na dit onderzoek weet u op welk SAM-niveau de organisatie zich bevindt en heeft u de risico’s die uw organisatie loopt op het huidige SAM-niveau inzichtelijk.

Deelgebieden die tijdens de inventarisatiefase centraal staan zijn Beleid, Processen, Organisatie, Kennis en Tooling. Daarnaast wordt aan de hand van de visie en kernwaarden van uw organisatie het SAM-ambitieniveau bepaald. Want u kent uw organisatie het beste en bepaalt zelf welke SAM-strategie u nastreeft en welk SAM-niveau het beste bij uw bedrijf past.

De inventarisatiefase vormt de basis voor het professionaliseren van de software inzetbaarheid binnen uw bedrijf. SAM Nederland vertelt u het eerlijke verhaal.

Fase 2: Optimalisatie

De optimalisatiefase betekent een verdiepingsslag. In deze fase maken wij het verschil tussen uw wensen en de huidige SAM-situatie inzichtelijk. Aangezien in de inventarisatie het huidige SAM maturity level is vastgesteld, kunnen per deelgebied (Beleid, Processen, Organisatie, Kennis en Tooling) verbeteringen worden doorgevoerd om het SAM-niveau beter aan te laten sluiten op de IT-visie van uw organisatie. Daarnaast wordt bepaald hoe de organisatie de gewenste kwaliteit kan waarborgen en kan toegroeien naar het gewenste SAM maturity level.

Ook op de in de inventarisatiefase beschreven risico’s wordt dieper in gegaan. Het doel is om deze weg te nemen of te beperken tot voor de organisatie aanvaardbare risico’s. Het compliancy beleid kan bijvoorbeeld worden aangescherpt en de hierop aansluitende processen, procedures, kennis en beleid geoptimaliseerd.
In het deelgebied beleid en organisatie onderzoeken wij op leveranciersniveau welke vendors een tactische of strategische waarde hebben voor de organisatie. Hoe kunnen compliancy risico’s voor deze leveranciers worden beperkt, weggenomen of voorkomen en waar valt winst te behalen op strategisch niveau? Contracten, rechten en plichten worden in kaart gebracht met als resultaat een gedetailleerd Vendor Compliancy Report. Aan de hand van deze rapportage wordt samen met de organisatie bekeken welke zaken aandacht vragen, welke kennis nodig is en waar deze kennis betrokken wordt. Ook kijken wij desgewenst op leveranciersniveau wat een passende strategie is binnen de overall strategie.

Naast de verdiepingsslag op leveranciersniveau worden de huidige processen, geoptimaliseerd aan de hand van het SAM-ambitieniveau. Hiervoor worden nieuwe processen opgezet en geïmplementeerd. Wij verdiepen ons bijvoorbeeld in hoe het huidige proces rondom het administreren van alle gegevens is ingericht en of dit proces voldoende mogelijkheden biedt om het gewenste SAM-niveau te behalen en te borgen. Een essentieel onderdeel van het opstellen en implementeren van deze processen is dat deze worden ondergebracht bij de juiste afdeling en mensen binnen de organisatie.

Van groot belang is ook het deelgebied Kennis. Hoe bereikt de organisatie het benodigde kennisniveau en welk beleid is nodig om deze kennis op peil te houden. Kan een organisatie zelf investeren en de kennis intern betrekken of past het beter bij het bedrijf om deze know how van buiten af te betrekken en dus uit te besteden?

SAM Nederland geeft u een onafhankelijk advies. Wij doen verschillende aanbevelingen. Welke kennis is nodig om het gewenste SAM-niveau te behalen en te behouden en of deze kennis beter intern of extern kan worden belegd.

Fase 3: Continuïteit

In de laatste fase begeleiden wij de organisatie naar het gewenste SAM maturity level en bekijken wij samen met u hoe uw organisatie continu het gewenste SAM-niveau kan handhaven. Hiervoor onderzoeken wij welke processen u kunt automatiseren en welke processen gevoelig zijn voor veranderingen. Altijd met als doel de behaalde resultaten te waarborgen en uw SAM-proces te continueren op een manier die past bij de organisatie. Door SAM onderdeel te maken van de bedrijfscultuur kunt u inhoudelijk sturen op softwarerisico’s, proactief onderhandelen met leveranciers en op onnodige kosten besparen. Dit geeft uw bedrijf controle over de softwareportefeuille.

SAM Tooling kan niet ontbreken in de consolidatiefase. Want kennis is macht. Tooling ondersteunt de uitvoering van het SAM-proces en brengt de software-omgeving in kaart. Een belangrijke rol is weggelegd voor Software Lifecycle Management. Dit beperkt het aankopen van onnodige nieuwe software (recyclemanagement) en maakt duidelijk welke oude of onveilige software kan worden afgestoten.
Door zelf kennis in huis te hebben of halen (in- of extern) wordt de voorsprong van een softwareleverancier beperkt en kunt u proactief onderhandelen. De eigen organisatie kent namelijk geen geheimen meer voor de uitvoerende SAM-beheerders. Bij een audit of review beantwoorden uw medewerkers zelf de vragen in plaats van de softwareleverancier. De laatste fase voorziet dan ook in het naleven van periodieke eigen reviews. Op die manier kunt u nagaan of u nog op de juiste weg zit, of de brondata kloppen en of alle SAM-processen en stappen worden nageleefd. Periodieke controles en reviews zorgen ervoor dat er bij een audit of review vanuit een leverancier geen verrassingen naar boven komen die wel bekend hadden kunnen zijn. Het einddoel is uw SAM-proces transparant in te richten.

SAM Nederland geeft u een onafhankelijk advies. Wij doen verschillende aanbevelingen. Welke kennis is nodig om het gewenste SAM-niveau te behalen en te behouden en of deze kennis beter intern of extern kan worden belegd..