Hulp op maat!

Hoe te overleven in de wirwar van software Audits/Reviews?

In de afgelopen jaren is er een toename van het aantal audits en reviews door softwarefabrikanten. Bedrijven worden steeds vaker geconfronteerd met de in het contract opgenomen regel dat de leverancier het recht heeft om het gebruik van software te controleren.

Bij veel organisaties staat Software Asset Management echter nog in de kinderschoenen. Dit maakt het vaak lastig om te reageren op de vraag van de leverancier. Organisaties weten in veel gevallen niet wat hun rechten en plichten zijn. Daardoor staat een bedrijf vaak niet sterk, terwijl leveranciers worden gedreven door eigenbelang. Want hoewel reviews en audits op een vriendelijke manier kunnen plaatsvinden, kan het zeker ook minder aangenaam worden.

In principe is het uitgangspunt van een review om gezamenlijk tot een compliancy positie te komen. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de mogelijke incompliancy maar ook naar de situatie en achtergrond van het bedrijf en de speerpunten voor de toekomst. Uitkomsten van deze zogenoemde ‘friendly reviews’ worden vaak onderling geregeld. In overleg wordt bepaald welke software licentietechnisch op een betere manier kan worden ingezet en welke software oud is en kan worden uitgefaseerd.

Ook de audit heeft als doel om incompliancy boven tafel te krijgen. Maar in tegenstelling tot de friendly review is er tijdens een audit bijna nooit ruimte om naar de situatie van het bedrijf te kijken. De toekomst wordt vaak genegeerd en ook het bespreken van verbeteringen blijft achterwege. Alleen de factuur geeft weer wat er wat betreft softwarelicenties binnen een organisatie is waargenomen.

Tijdens een audit of review komt er veel op u af waarbij gebrek aan kennis vaak gebruikt wordt door de uitvoerende partij om u te overbluffen en er geen ruimte is om uzelf te verdedigen. Om de touwtjes zelf meer in handen te hebben, kunt u gelukkig veel van tevoren regelen.

Een onafhankelijke SAM-partner geeft u hiervoor de handvatten, zodat u weet wat u te wachten staat. Door deze kennis tijdelijk in huis te halen, bespaart u tijd, resources, maakt u risico’s stuurbaar en voorkomt u verassingen. U krijgt inzicht in licentieregels en het toepassen hiervan en de rechten van uw bedrijf worden duidelijk. Hoeveel risico een organisatie wil lopen, bepaalt het zelf.

Bent u benieuwd hoeveel risico uw organisatie loopt? Binnen een paar minuten kunnen wij een eerste risico analyse doen. Neemt u dan gerust contact met ons op.